Un logiciel de gestion d'entreprise de sécurité privée est un ERP métier qui regroupe dans une seule application tous les processus de l'agence : planning agents, RH/paie, facturation, main courante, suivi clients, conformité CNAPS et CCN 3196.
Les dirigeants d'agence de sécurité utilisent en moyenne 5 outils non intégrés (Excel, Word, comptabilité, Drive, messagerie) et perdent 14 heures par semaine en double-saisie. Le taux d'erreur manuelle est de 8 %, source de contentieux URSSAF et prud'hommes (CCN 3196).
Hector Solution centralise ces 5 outils en un seul ERP : planning intelligent CCN 3196, facturation Factur-X, app mobile agents, main courante électronique, gestion RH, conformité CNAPS, alertes 90, 60 et 30 jours avant expiration des cartes professionnelles. Résultat : 80 % de gain de temps, 100 % des contrôles CNAPS conformes.
Conçu par un ancien dirigeant d'entreprise de sécurité privée et d'un centre de formation (SSIAP 3, formateur, auditeur certifié IRCA). À partir de 35 € HT / mois la 1re année (offre Solo), hébergé en France, 99,9 % uptime.
Planning, ressources humaines, facturation et conformité réglementaire : tout ce dont votre société de sécurité a besoin, dans un seul logiciel conçu par et pour les professionnels du secteur. Hébergé en France, conforme RGPD.
Les entreprises de sécurité privée évoluent dans un environnement réglementaire parmi les plus exigeants de l'économie française. La convention collective nationale des entreprises de prévention et de sécurité (CCN 3196), les obligations imposées par le CNAPS, les qualifications spécifiques de chaque agent (carte professionnelle, SSIAP, cynophile, SST) et la gestion de prestations 24 heures sur 24 créent un ensemble de contraintes qu'aucun logiciel généraliste ne sait traiter correctement. Un tableur ou un ERP classique vous obligera à multiplier les saisies manuelles, à maintenir des fichiers parallèles et à effectuer des vérifications humaines constantes, avec un risque d'erreur qui croît proportionnellement à la taille de votre effectif et au nombre de sites gérés.
Un logiciel de gestion dédié au secteur de la sécurité privée intègre nativement les règles métier propres à votre activité. Il connaît les coefficients conventionnels, les durées maximales de vacation, les temps de repos obligatoires entre deux services, les majorations de nuit et du dimanche, les seuils d'heures supplémentaires et les primes spécifiques prévues par la CCN 3196. Vous n'avez plus à paramétrer ces règles ni à les vérifier manuellement : le logiciel les applique automatiquement à chaque planification, à chaque calcul de pré-paie et à chaque facture émise.
Au-delà du gain de temps immédiat, un logiciel de gestion spécialisé vous protège juridiquement. En cas de contrôle de l'inspection du travail ou du CNAPS, vous disposez instantanément de l'ensemble des documents requis : plannings prévisionnels et réalisés, registre du personnel avec les qualifications à jour, historique des cartes professionnelles, suivi des formations obligatoires. Cette traçabilité complète, impossible à maintenir manuellement au-delà d'une dizaine d'agents, constitue un atout majeur pour la pérennité de votre entreprise de sécurité.
Diriger une entreprise de sécurité privée implique de jongler quotidiennement entre des exigences opérationnelles, administratives et réglementaires qui se superposent sans relâche. Le matin, vous devez vérifier que tous les postes sont couverts pour la journée et anticiper les remplacements nécessaires pour la nuit. En parallèle, vous gérez les demandes de congés, les arrêts maladie imprévisibles et les fins de contrat qui désorganisent votre planning établi. Les clients vous appellent pour des demandes de renforts de dernière minute, pour signaler un problème sur site ou pour réclamer une facture en retard. Chaque interruption consomme du temps et de l'énergie que vous ne pouvez pas consacrer au développement commercial de votre activité.
La gestion des ressources humaines représente à elle seule un poste de travail considérable. Chaque agent possède une carte professionnelle délivrée par le CNAPS dont la validité doit être surveillée en permanence. Les qualifications SSIAP expirent et doivent être recyclées dans les délais. Les visites médicales doivent être planifiées à l'avance. Les DPAE doivent être transmises dans les délais légaux. Les contrats de travail doivent être conformes aux dispositions de la convention collective. Sans un outil centralisé, le suivi de ces échéances pour vingt, cinquante ou cent agents relève de l'exercice d'équilibriste permanent, avec le risque qu'un oubli vous expose à des sanctions administratives ou pénales.
La facturation constitue un troisième défi majeur. Vos clients attendent des factures détaillées, ventilées par site, par type de prestation et par période. Les majorations de nuit, de dimanche et de jour férié doivent être calculées avec précision et correspondre exactement aux heures planifiées ou réalisées. En fin de mois, le rapprochement entre les heures planifiées, les heures réellement effectuées et les heures facturées mobilise un temps considérable lorsqu'il est réalisé manuellement. Les erreurs de facturation, en plus de dégrader la relation client, peuvent avoir des conséquences financières directes sur votre trésorerie et votre rentabilité.
Chaque module répond à un besoin concret des dirigeants et responsables d'exploitation en sécurité privée.
Gérez tous vos sites de surveillance depuis une interface unique. Affectez vos agents par compétence, qualification et disponibilité. Le planning détecte automatiquement les conflits horaires, les dépassements de durée légale et les repos insuffisants entre deux vacations.
Fiches agents avec carte professionnelle CNAPS, qualifications SSIAP, habilitations et dates d'expiration. Suivi des contrats, DPAE, visites médicales et formations obligatoires avec alertes automatiques avant chaque échéance.
Génération des factures à partir du planning réel. Application automatique des majorations contractuelles. Export FEC conforme, chaîne de hashage NF525 et fichiers Factur-X pour la facturation électronique obligatoire.
Vérification en temps réel de la validité des cartes professionnelles. Alertes de renouvellement anticipées. Historique complet des autorisations pour chaque agent, directement accessible lors d'un contrôle du CNAPS ou de l'inspection du travail.
Visualisez en un coup d'oeil les indicateurs essentiels de votre activité : taux de couverture des sites, heures planifiées vs réalisées, masse salariale prévisionnelle, chiffre d'affaires par client. Exportez vos données pour vos bilans et vos appels d'offres.
Vos agents consultent leur planning, signalent leur prise de poste et rédigent leur main courante depuis leur téléphone. Le pointage GPS confirme leur présence sur site. Disponible sur Android via le Google Play Store.
Les dirigeants d'entreprises de sécurité privée consacrent en moyenne entre quinze et vingt heures par semaine aux tâches administratives de planification, de suivi RH et de facturation lorsqu'ils utilisent des outils non spécialisés. Ce temps, soustrait à l'activité commerciale et au suivi opérationnel, freine directement la croissance de l'entreprise. Avec HECTOR, la plupart de ces tâches sont automatisées ou considérablement simplifiées. La planification d'une semaine complète pour un site de gardiennage, qui nécessitait auparavant une à deux heures de travail sur tableur, se réalise en quelques minutes grâce aux modèles de vacation et à la duplication intelligente.
Les remplacements d'urgence, qui impliquaient de consulter les disponibilités de chaque agent par téléphone, se gèrent directement depuis le logiciel en identifiant instantanément les agents qualifiés et disponibles. La facturation mensuelle, qui pouvait mobiliser une journée entière de travail avec vérification croisée des heures et des majorations, est générée automatiquement à partir du planning validé. Au total, les entreprises qui adoptent HECTOR constatent une réduction de plus de 60 % du temps consacré aux tâches administratives, soit un gain de huit à douze heures par semaine pour une entreprise de trente agents.
Ce gain de temps se traduit également par une réduction significative des erreurs. Moins de saisies manuelles signifie moins de risques d'oubli ou de transposition incorrecte. Les anomalies de planification sont détectées avant le début de la vacation, pas après. Votre facturation reflète fidèlement la réalité des prestations effectuées, ce qui renforce la confiance de vos clients et limite les litiges. Les erreurs de pré-paie, source fréquente de contentieux prud'homaux dans le secteur, sont quasiment éliminées grâce au calcul automatique des majorations et des primes conventionnelles.
Lorsqu'un dirigeant d'entreprise de sécurité privée recherche un logiciel de gestion, ses attentes sont précises et non négociables. Il veut un outil qui comprenne son métier sans qu'il ait à tout paramétrer. Il veut un planning qui respecte automatiquement les contraintes de la convention collective et qui l'alerte en cas de dépassement. Il veut une facturation qui se génère à partir des heures réellement planifiées, sans ressaisie. Il veut un suivi RH qui le prévienne avant l'expiration d'une carte professionnelle ou d'une qualification. Et il veut que toutes ces fonctionnalités soient accessibles simplement, sans formation de plusieurs jours ni compétences informatiques particulières.
HECTOR répond à chacune de ces exigences parce qu'il a été conçu en collaboration directe avec des professionnels du secteur. Chaque fonctionnalité a été pensée pour résoudre un problème concret rencontré quotidiennement par les exploitants de sécurité. L'interface est volontairement épurée pour permettre une prise en main rapide, même pour les utilisateurs peu familiers avec les outils informatiques. Le support technique est assuré par une équipe qui connaît les spécificités de votre métier et qui peut vous accompagner dans la configuration initiale comme dans l'utilisation quotidienne.
Un autre critère déterminant pour les dirigeants de sécurité est la souveraineté des données. HECTOR est un éditeur français, basé à Montélimar. Vos données sont hébergées en France, sur des infrastructures conformes au RGPD. Aucune donnée personnelle de vos agents ou de vos clients ne quitte le territoire national. Cette garantie de localisation, de plus en plus exigée dans les appels d'offres publics et privés, constitue un avantage concurrentiel réel pour votre entreprise lorsque vous répondez à des marchés sensibles.
Découvrez HECTOR en démonstration gratuite. Sans engagement, sans carte bancaire.
Réponses directes aux questions les plus posées par les dirigeants d'agences de sécurité privée en 2026.
C'est un ERP métier qui regroupe planning, RH, facturation, main courante et conformité CNAPS dans une seule application. Hector remplace 5 outils (Excel, Word, comptable, Drive, mail) par une plateforme unique.
À partir de 35 € HT/mois la 1re année pour l'offre Solo (1 à 5 agents) chez Hector Solution, sans frais d'installation.
Planning intelligent, gestion des agents avec contrôle des qualifications SSIAP/SST/H0B0, devis et facturation Factur-X, app mobile agents (pointage GPS, main courante, planning), messagerie chiffrée AES-256, tableaux de bord, RGPD.
Hector permet de réduire jusqu'à 80 % le temps administratif (planning, facturation, paie, contrôles CNAPS), soit environ 11 heures par semaine pour une agence de 30 agents.
Oui. Hector applique automatiquement l'Art. R.631-15 CSI (cartes pro), la CCN 3196 (repos 11 h, 2 dimanches max, coefficients 130-200) et génère le registre de contrôle interne exigible en audit.
Oui, 100 % des données chez OVH France (Roubaix/Gravelines). Chiffrement AES-256-GCM, sauvegardes quotidiennes, conforme RGPD, uptime 99,9 % contractuel.